Empresas que buscam crescer de forma estruturada e sistemática precisam promover o aperfeiçoamento constante na gestão de pessoas. A avaliação de desempenho é fundamental nesse sentido, pois é capaz de avaliar a efetividade no trabalho, identificar talentos, analisar a produtividade, mapear a performance dos colaboradores e definir estratégias para o desenvolvimento profissional a favor da organização.

Pensando nisso, fizemos este guia completo para que você entenda a história, o que é e como funciona a avaliação de desempenho, qual a sua importância, objetivos, quais os tipos de avaliação, como aplicar e analisar resultados, quais erros a serem evitados e como usar a metodologia Nine Box. Boa leitura!

1. Avaliação de desempenho: o que é e como funciona?

A avaliação de desempenho nada mais é que uma poderosa ferramenta utilizada para uma gestão estratégica de pessoas, visando sempre o crescimento e desenvolvimento tanto da empresa quanto do profissional. Consiste em avaliar a performance individual ou de um grupo de colaboradores de uma determinada organização.

Trata-se de um processo de análise, identificação e diagnóstico da conduta de um colaborador durante um determinado período de tempo, considerando sua postura profissional, conhecimento técnico, capacidade de lidar com os colegas de trabalho, entre outros fatores. Ela pode ser feita periodicamente de acordo com as necessidades e objetivos do negócio, sendo aplicada geralmente uma vez por ano. No entanto, a cultura de feedback é indispensável ao longo desse período.

Sendo assim, esse recurso permite avaliar se os rendimentos dos colaboradores estão de acordo com o esperado pela empresa, analisar habilidades técnicas e comportamentais, identificar talentos e pontos de melhorias. A partir disso, é possível ter uma visão estratégica do negócio, traçar metas e planos de desenvolvimento de acordo com as necessidades dos colaboradores e da empresa, o que estimula um trabalho cada vez mais eficiente.

2. História da avaliação de desempenho

Não se sabe exatamente quando foi realizada a primeira avaliação de desempenho, mas provavelmente essa metodologia teve início nas organizações militares, como muitas outras ferramentas utilizadas atualmente na gestão de pessoas e negócios. Ela foi implementada nas organizações por volta de 1900, conduzida pelo conceito de administração científica.

No entanto, nessa época, os resultados das pessoas eram mensurados da mesma forma que o desempenho das máquinas e equipamentos, que era um grande erro. As pessoas têm habilidades comportamentais, emoções e competências distintas de um aparelho. Além disso, para que a implementação seja eficiente é necessário ter investimentos em tecnologia e gestão dinâmica — algo que não fazia parte da realidade da época.

Com o passar dos anos começou a ser adotado nas empresas a gestão por objetivos, que avaliava os seus colaboradores por meio de notas de acordo com os seus resultados. Porém, pontuar os profissionais trouxe vários reflexos negativos para o negócio, como a redução da colaboração e trabalho em equipe. Isso fez com que as empresas voltassem a atenção para o desenvolvimento e estímulo dos colaboradores.

Atualmente, a gestão de desempenho conta com diversos recursos que analisam o comportamento dos profissionais de forma mais aprofundada e completa, não focando apenas nas habilidades técnicas. A equipe é capaz de desenvolver o espírito de colaboração, comprometimento e proatividade. Sendo assim, a avaliação de desempenho deixou de ser algo relacionado a punição ou bonificação, e passou a ser uma forma de valorizar, motivar, capacitar e desenvolver os colaboradores de uma empresa.

3. Objetivos e importância

Quando uma avaliação de desempenho é de fato eficiente, com dados relevantes, confiáveis e sólidos, os gestores conseguem perceber questões muito valiosas para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Isso começa pela peça chave de qualquer negócio: o capital humano.

Afinal, desenvolver as habilidades dos colaboradores é investir no sucesso de qualquer negócio, pois o desempenho da equipe reflete diretamente nos resultados obtidos. Valorizar os pontos fortes do time e capacitá-lo para aperfeiçoar as suas fraquezas motiva e muito os trabalhadores, que passam a exercer suas funções com mais ânimo e eficácia.

Sendo assim, essa ferramenta é de extrema importância tanto para o colaborador, que tem a oportunidade de entender melhor seu perfil, conhecer suas habilidades e melhorá-las, como para a empresa, que consegue reconhecer os pontos fracos da equipe e oferecer todo o suporte necessário para desenvolvê-los, visando atingir as suas metas.

Resumidamente, a avaliação de desempenho é uma eficiente estratégia para promover o desenvolvimento dos colaboradores, fortalecer as competências valorizadas pela organização e identificar pontos de melhorias para potencializar os resultados. Ela pode ter diversos objetivos e, entre os principais, podemos citar:

• identificar com clareza e precisão as competências de cada colaborador que precisam ser aperfeiçoadas, auxiliando os gestores a adotar as soluções mais adequadas para cada caso, como treinamentos e cursos de capacitação;
• melhorar a comunicação e a relação entre gestores e colaboradores, possibilitando diálogos claros e diretos sobre comportamentos, desempenho e resultados. Com isso, é possível elaborar um plano de desenvolvimento eficiente de acordo com as necessidades dos profissionais e da empresa, além de aumentar a motivação da equipe;
• gerar dados precisos e históricos para a equipe de recursos humanos sobre a evolução dos colaboradores. A partir disso é possível traçar um perfil de profissional ideal de acordo com as competências e comportamentos necessários para a empresa, além de ser embasamento para bonificações, reajustes e mudanças de cargo;
• reduzir os índices de rotatividade e absenteísmo da equipe, evitando desgastes e perda de credibilidade com os clientes. Também ajuda a identificar e reter os melhores talentos.

4. Tipos de avaliação

Existem várias maneiras de aplicar essa ferramenta em um negócio. A escolha depende muito da estrutura, dos recursos e dos objetivos da organização. A seguir, listamos alguns dos principais tipos de avaliação de desempenho. Confira!

Autoavaliação

Como o próprio nome sugere, cada profissional avalia o seu próprio desempenho. Geralmente é realizada por meio de um questionário disponibilizado pela organização, elaborado conforme os seus objetivos. Depois do preenchimento desse questionário, é viável que os gestores se reúnam com cada trabalhador para avaliar as respostas e alertá-los sobre os pontos que precisam ser desenvolvidos.

Recomenda-se que esse método de avaliação seja aplicado juntamente de outro mais imparcial, pois muitas vezes a equipe pode superestimar a sua performance, muitas vezes por medo de ser punida de alguma forma.

Avaliação 90º ou direta

Os critérios de avaliação são definidos pelos gestores e pela equipe de recursos humanos. A presença do gestor é fundamental, visto que ele tem contato direto com os colaboradores, conhece melhor o desempenho de sua equipe e suas necessidades. O apoio do RH garante que o processo seja imparcial e transparente.

Nesse tipo de avaliação, os gestores devem oferecer todo o suporte necessário, como orientações, direcionamentos, treinamentos, fornecimento de informação e equipamento, capacitações, definição de metas e cobrança por resultados.

Avaliação 180º ou conjunta

Esse tipo de avaliação engloba a autoavaliação e a avaliação direta, ou seja, a avaliação é realizada pelo colaborador e pelo gestor. Feito isso, eles se reúnem para que possam conversar e entrar em um consenso sobre os pontos fortes e fracos, visando elaborar um plano de desenvolvimento compatível e coerente.

Essa avaliação de desempenho se torna ainda mais eficiente quando há uma troca de feedbacks constante entre gestor e trabalhador, que mantém a relação transparente e a comunicação mais eficiente. Além de flexibilizar o processo, já que torna o diálogo possível, diminuindo a liderança autoritária e a hierarquia rígida.

Matriz Nine Box

Está entre uma das mais utilizadas pelas empresas para desenvolver continuidade e planejar melhor as mudanças que podem ocorrer no quadro de trabalhadores, como contratação de um novo colaborador, formação de novos líderes e substituições. Essa metodologia ajuda a avaliar os talentos e o seu desempenho durante toda a sua jornada, identificando o seu potencial no passado, no presente e no futuro.

Assim, ela indica quais colaboradores precisam de ações para que possam aperfeiçoar as suas habilidades e os que estão preparados para ocupar outros cargos na empresa. Uma das principais vantagens desse tipo de avaliação é a exposição do desempenho da equipe de forma visual e o baixo custo.

5. Dicas para usar a metodologia Nine Box

A avaliação Nine Box pode ser aplicada de forma eficiente em uma empresa a partir de um sistema de gestão de desempenho. A seguir, apresentamos três dicas para começar a usar essa metodologia. Confira!

Crie a matriz Nine Box

O primeiro passo é criar a matriz na empresa, seja por meio de um software específico ou planilha. Nesse sentido, um bom sistema de gestão agiliza o processo e otimiza o tempo dos colaboradores.

Ela consiste em três linhas que se referem ao potencial do colaborador, nomeadas de cima para baixo da seguinte forma: A (alto), M (médio) e B (baixo). Ela também é composta por três colunas que indicam o desempenho, identificadas da esquerda para a direita deste modo: 1 (abaixo do esperado), 2 (esperado) e 3 (acima do esperado).

Escolha um método de avaliação

É preciso escolher um método de avaliação para começar a utilizar a matriz Nine Box. O primeiro passo é definir uma técnica de avaliação para que os gestores possam avaliar a performance dos profissionais de forma mais imparcial possível.

Algumas outras ferramentas podem ser agregadas, como a avaliação 180º e os dados gerados ao longo do tempo do setor de recursos humanos da empresa. Assim, fica mais fácil classificar o desempenho de cada colaborador na matriz.

Direcione a equipe de acordo com os resultados

Sempre que uma avaliação de desempenho é aplicada em uma empresa, há vários objetivos a serem alcançados a partir dos resultados obtidos por essa estratégia, seja para desenvolver os colaboradores, desligar os com baixo desempenho ou gerar feedbacks mais consistentes.

Sendo assim, outra dica para usar a matriz Nine Box é entender os seus resultados e dar os direcionamentos necessários baseados neles. Suas informações permitem identificar potenciais a serem mais bem utilizados e competências que precisam ser aperfeiçoadas.

6. Aplicação da avaliação de desempenho

Separamos as principais medidas a serem adotadas para aplicação da avaliação de desempenho. Acompanhe!

Mapeie as competências

Compreender as competências de cada colaborador e como aperfeiçoá-las é o primeiro passo para elaborar uma avaliação de desempenho eficiente e objetiva. A partir disso, é possível compreender o nível de atuação de cada pessoa, constatar se está ou não cumprindo suas funções e entregando os resultados esperados pela empresa.

Defina objetivos

Para saber o que fazer com o resultado de uma avaliação de desempenho e qual o melhor tipo é essencial que a empresa defina claramente quais são os seus objetivos ao adotar essa estratégia. Também é recomendado estabelecer critérios de avaliação mais objetivos, como metas e resultados, para tornar esse processo mais realista e imparcial.

Escolha o método

Com os objetivos claros, é hora de escolher o melhor método de avaliação de acordo com eles e com as necessidades da empresa. Vários fatores devem ser considerados nessa etapa, como recursos financeiros, quantidade de colaboradores a serem avaliados, tempo disponível e competências do setor de recursos humanos.

Comunique aos colaboradores e gestores

Estabelecer uma comunicação clara é fundamental para que todo o processo da avaliação seja o mais transparente possível. Nessa fase é importante destacar a importância dessa estratégia, tanto para o desempenho dos colaboradores e gestores, como para os resultados obtidos pela empresa. Atualmente há vários meios de comunicação que auxiliam muito na divulgação de informações importantes como essa.

7. Análise de resultados

Tão importante quanto saber aplicar a avaliação de desempenho, é saber analisar os seus resultados. Depois de todos os dados coletados e reunidos, o que fazer? Como analisar e utilizar essas informações a favor da empresa? Como adotar medidas eficientes a partir deles? A seguir, listamos algumas boas práticas que podem ajudar e muito nesse processo. Confira!

Faça análise em três níveis

É preciso ter três visões diferentes sobre os resultados: empresa, departamento e colaborador. Isso quer dizer que é fundamental que a gestão de pessoas analise caso a caso, entenda a situação de cada profissional, o comportamento da empresa como um todo e as características específicas de cada setor.

Por exemplo, se o fator pontualidade for avaliado, é preciso coletar os índices de cada colaborador, a média de cada departamento e a média de toda a empresa. Isso permite criar parâmetros de comparação, além de dar embasamento pra feedbacks mais consistentes.

Divulgue alguns resultados

Aproveitando a análise de três níveis, é interessante divulgar as análises coletivas, ou seja, os resultados obtidos para a organização como um todo e também das equipes. Isso estabelece uma relação de transparência entre empresa e colaborador, aproximando e engajamento a equipe, além de incentivar o desempenho coletivo por meio dos indicadores globais e de setores.

É preciso tomar cuidado para não divulgar as informações de nenhum colaborador individualmente, e também quanto à forma de divulgação desses resultados. A intenção é estimular a união e a boa performance coletiva, e não criar uma disputa ou uma exposição das fraquezas dos colaboradores.

Faça correlações

Cruzar informações também pode melhorar muito a análise dos resultados da avaliação de desempenho. As avaliações são feitas baseadas em percepções sobre um colaborador, por isso é viável correlacionar outros dados para validar as opiniões dos avaliadores e dos avaliados.

Explore as opções de avaliações para traçar os perfis comportamentais de cada colaborador e enriquecer o banco de dados sobre sua equipe. Quanto mais o gestor conhecer o seu time, mais melhorias ele será capaz de identificar e implementar a favor do negócio.

Invista em ações inovadoras

Após correlacionar todas as informações disponíveis no setor de recursos humanos, é preciso identificar os pontos fracos e investir em ações coerentes para o negócio. Ao centralizar os dados será mais fácil enxergar o que precisa ser corrigido, aperfeiçoado ou mantido, e elaborar um plano de ações que condiz com as necessidades da empresa, nos três níveis de análise.

Cada empresa tem suas próprias características, propósitos, cultura e recursos. Por isso, é importante inovar os planos de ação, elaborá-lo de forma personalizada e de acordo com o seu perfil organizacional. Assim, as ações se tornam mais realistas, possíveis e eficientes.

8. Erros na avaliação de desempenho

Agora que você sabe como aplicar a avaliação de desempenho, é hora de conhecer os erros mais comuns cometidos pelas empresas e evitá-los. Afinal, eles podem promover uma queda de desempenho e também tornar as avaliações menos eficientes. A seguir, listamos os principais. Acompanhe!

Ausência de avaliação de desempenho

O maior erro que muitos gestores cometem é não realizar a avaliação de desempenho. Muitas vezes, mesmo com todo o processo formalizado e estruturado, eles optam por não compreender a real importância dessa ferramenta para o crescimento e desenvolvimento da organização.

Superficialidade

Pior do que não fazer uma avaliação de desempenho é fazê-la de forma superficial. Os dados gerados não são confiáveis, consistentes e coerentes. Isso pode fazer com que a empresa adote medidas desnecessárias e que não vão de fato ajudar a alcançar os seus objetivos. As opiniões precisam ser bem-fundamentadas, os feedbacks detalhados e a avaliação bem-feita.

Perfeccionismo

Há também os gestores que têm dificuldade de avaliar negativamente um colaborador, com medo de que ele receba de forma negativa, criando uma indisposição ou acarretando algum tipo de prejuízo.

Isso deve ser trabalhado nos cargos de liderança, pois é fundamental que a comunicação seja clara e que a avaliação seja feita de acordo com a realidade. Caso contrário, o objetivo da avaliação não é atingido, ou seja, não é possível identificar os pontos que precisam ser desenvolvidos.

Avaliação de fatos recentes

A avaliação de desempenho deve considerar todo o período, ou seja, se ela acontece a cada três meses, deve-se considerar tudo que foi feito pelo colaborador durante todo esse período, não apenas os fatos recentes. É fundamental que o gestor tenha controle sobre as atividades que são desenvolvidas diariamente por sua equipe, para que não cometa o equívoco de se esquecer do trabalho executado anteriormente e avalie de forma mais justa.

Falta de reconhecimento

Os gestores precisam enxergar além quando se trata das competências e funções de seus colaboradores. Muitas pessoas precisam de reconhecimento para se sentirem motivadas no trabalho. É preciso afirmar a importância de cada colaborador, enaltecer o seu desempenho quando ele for além do esperado, agradecer pelo trabalho executado.

Fadiga

Muitas vezes o dia a dia de trabalho é acelerado, cansativo e estressante. Todo colaborador tem seus dias difíceis e, realizar uma avaliação de desempenho nesse momento pode ser muito frustrante. É preciso identificar a semana mais oportuna para aplicá-la, de preferência que não tenha muitos compromissos e reuniões, para que de fato agregue valor aos profissionais e a empresa.

Falta de feedback construtivo

O feedback deve ser usado a favor da empresa, como forma de estimular a melhoria dos colaboradores, e não os desmotivar. Sendo assim, é fundamental que o gestor apresente para o colaborador as competências que precisam ser aperfeiçoadas e dê um direcionamento para que ele consiga melhorar o seu desempenho. Para isso, é essencial estabelecer uma relação de parceria, não de julgamento.

9. Atuação da Micropower

A MicroPower é líder em soluções tecnológicas e consultivas para empresas interessadas em implementar e aprimorar processos de desenvolvimento de talentos e gestão de performance. Além disso, o MicroPower Performa permite a gestão integrada da performance organizacional suportando o cadastramento e alinhamento de objetivos corporativos em todos os níveis da organização e a realização de avaliações, como a de desempenho.

É a melhor solução de gestão de treinamento, desenvolvimento e desempenho do mercado. Tem como objetivo contribuir para o sucesso das empresas por meio do desenvolvimento de seus colaboradores com ferramentas essenciais para a prática da alta performance, concentrando energia em atividades que realmente contribuam para alcançar as metas estabelecidas.

Como visto, a avaliação de desempenho é fundamental para uma gestão de pessoas eficiente e, consequentemente, para o desenvolvimento dos colaboradores e melhoria dos resultados da empresa. Também foi possível perceber como contar com ferramentas de suporte ao desempenho ajuda e muito a implementar esse recurso da forma mais eficiente possível para a organização.

E aí, gostou do nosso conteúdo? Quer utilizar a avaliação de desempenho a favor do seu negócio? Conheça agora a melhor solução para isso: o MicroPower Performa!