O que fazer para melhorar a comunicação interna entre equipes remotas?

A pandemia do coronavírus mudou completamente a rotina do mundo corporativo, pois a necessidade de isolamento social levou as organizações a novas soluções. Sem a reunião presencial, é preciso melhorar a comunicação interna entre equipes remotas para atingir bons resultados.

Diante desse cenário, as empresas vêm buscando adaptação para continuar produzindo e diminuir os impactos da crise. A utilização de tecnologias de comunicação é fundamental e permite que reuniões e alinhamentos sejam feitos, mesmo que remotamente, trazendo mais produtividade para os processos.

Neste artigo, vamos mostrar a importância da comunicação no trabalho remoto e por que é essencial adotar as soluções e ferramentas certas para melhorá-la. Confira nossas sugestões!

Invista em canais de comunicação estratégicos

Os canais de comunicação são importantíssimos para a gestão de equipes remotas. Porém, é importante investir nesses recursos de forma estratégica, ou seja, utilizar apenas o que realmente vai ser útil. O excesso de opções costuma prejudicar as interações e traz desencontros comunicacionais.

É preciso estabelecer qual ou quais serão os meios de comunicação oficiais da empresa. Defina qual e-mail será utilizado, em qual ferramenta acontecerão as reuniões virtuais e de que maneira a equipe estará conectada em tempo real.

Com essas definições, todos os profissionais saberão o local certo para conversar entre si, buscar informações com os gestores e alinhar posicionamentos. Isso diminui os desencontros e erros, trazendo mais qualidade para os processos e garantindo alta produtividade.

Aposte em tecnologias de comunicação

A gestão de equipes remotas precisa apostar em tecnologias de comunicação para que os processos ocorram de forma ágil e eficiente. Existem ferramentas de armazenamento em nuvem, arquivos compartilhados e softwares que são boas opções para facilitar o andamento das atividades.

Com o acesso à internet, é possível que os colaboradores se comuniquem de diferentes locais. Encontre ferramentas de comunicação por videoconferência, como Skype e Zoom, para ter um contato direto com os profissionais, permitindo a troca de informações em tempo real.

Além disso, também é fundamental estabelecer um local para as comunicações escritas, como um chat ou aplicativos de mensagens. Outro ponto importante é definir a ferramenta que será utilizada para o compartilhamento de arquivos, buscando a solução mais ágil e segura.

Auxilie no desenvolvimento de relacionamentos saudáveis

Uma equipe remota não tem o contato presencial diário, sendo mais difícil estabelecer conexões emocionais entre os profissionais. O desenvolvimento de relacionamentos saudáveis contribui para que o trabalho seja realizado de maneira eficiente, com todos realmente alinhados.

Essa dinâmica é essencial porque, para um projeto ser executado, é necessário a contribuição de diversas pessoas. Quando o relacionamento entre elas não está afinado, o resultado é inevitavelmente prejudicado.

Uma gestão eficiente deve dedicar tempo e investimento para melhorar o relacionamento entre os seus colaboradores. É preciso cuidar para que as comunicações sejam saudáveis, evitando conflitos, desrespeito e problemas entre os profissionais, pois isso apenas prejudica a empresa.

Centralize as informações

Para que o fluxo de trabalho seja eficiente, os profissionais devem ter acesso fácil às principais informações necessárias para a realização das atividades. Isso se torna ainda mais relevante quando a equipe está atuando no regime de home office, pois a demora para encontrar o que se deseja prejudica o andamento das tarefas.

Por isso, é imprescindível centralizar as informações e demonstrar o caminho correto para encontrá-las. Quando isso não acontece, cada setor precisa procurar esses dados antes de poder trabalhar normalmente, atrasando os processos e prejudicando os resultados.

É importante ter uma gestão de conhecimento com todas as informações no mesmo local, sendo essa uma das principais ações para melhorar a comunicação interna nas empresas. Quando todos os dados forem de fácil acesso, torna-se muito mais fácil cumprir qualquer tarefa.

Estimule a transparência

Uma comunicação transparente facilita o gerenciamento das equipes, tanto em um local físico quanto remotamente. Quando os profissionais estão em lugares diferentes, entretanto, isso se torna um pouco mais difícil, já que o acompanhamento é apenas virtual.

Os gestores precisam dar o exemplo e agirem de maneira transparente em suas comunicações, sempre de forma humanizada. A utilização de videoconferências também contribui, pois adiciona a parte visual ao contato. Dessa maneira, os colaboradores tendem a ser mais transparentes também, facilitando os processos.

Além disso, todos os profissionais precisam estar por dentro dos assuntos relacionados às suas funções. Por isso, é bom deixar claro o papel e as responsabilidades de cada um. Lembre-se de compartilhar o planejamento e as expectativas da empresa, pois contribui para aumentar o engajamento dos colaboradores.

Faça reuniões diárias

Realizar reuniões diárias é outra estratégia que ajuda a manter a equipe alinhada e produtiva. Elas podem acontecer por meio de videoconferências ou chamadas em grupo, permitindo que todos os profissionais possam tirar suas dúvidas ou trazer informações que contribuam para melhorar os processos.

Entretanto, essas reuniões diárias são necessárias quando há algo que precisa ser abordado ou combinado, não apenas pelo costume. Quando elas não são produtivas, podem trazer o efeito contrário, desmotivando os profissionais e tirando a importância desse momento.

Reduza a burocracia durante a troca de informações

Reduzir a burocracia na troca de informações contribui para aumentar a agilidade no cotidiano empresarial. Se determinado processo faz parte da rotina da sua empresa, então o melhor é tornar essa atividade a mais simples possível, ou seja, facilitar a execução dessa tarefa.

Em algumas situações, um profissional precisa acessar informações e arquivos que não são do seu setor, o que requer uma permissão de um superior. Quando esse processo é demorado e burocrático, ele perde minutos ou horas importantes de trabalho, prejudicando sua eficiência e agilidade.

Neste artigo, mostramos algumas estratégias que ajudam a melhorar a comunicação interna entre equipes remotas. Quando esse processo não ocorre de maneira ágil e eficiente, é normal que a produtividade tenha uma queda, prejudicando os resultados da empresa. Portanto, vale a pena investir nesse aspecto e manter os profissionais alinhados e motivados.