Com a crise provocada pelo coronavírus e as medidas de isolamento implementadas como forma de evitar a disseminação e contágio do vírus, o que influenciou diretamente no funcionamento das empresas, um novo modelo de negócio que já vinha ganhando força ganhou um espaço de destaque no mercado, que é o trabalho híbrido.

Isso porque, se trata de um formato flexível, em que os colaboradores podem exercer suas atividades na estrutura física da organização e outra parte no home office, de forma mais confortável e segura.

Devido aos seus benefícios, tanto para empresa quanto para profissionais, as expectativas de crescimento do trabalho híbrido são bastante positivas. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo completo para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto. Confira!

O que é o modelo de trabalho híbrido?

Esse é um modelo de trabalho que possibilita que o funcionário cumpra a sua jornada de trabalho na empresa, presencialmente e, também, à distância, em sua casa ou local que entender ser melhor para desempenhar suas funções.

Dessa forma, ele combina características da atividade presencial e do home office, onde os trabalhadores integram os regimes nos quais laboram, sendo com momentos presentes na estrutura da organização e outros de forma remota.

Como funciona?

No trabalho híbrido, é possível definir escalas de profissionais atuando de maneira presencial, por exemplo, em dias alternados, trabalhar dois dias na empresa e o restante home office, entre outros, não sendo exigido que eles estejam presentes na companhia todos os dias. Nesse caso, os critérios estão estabelecidos de acordo com a estratégia implementada, com foco no que é melhor para o seu negócio e para a equipe.

É preciso estar atento ao que a Reforma Trabalhista diz sobre o assunto, já que a lei estabelece as bases legais e normas relacionadas ao teletrabalho (trabalho remoto) e, dessa forma, reduzir os riscos que possam levar a uma futura demanda judicial, por exemplo, entender sobre a elaboração de um documento sobre o acordo entre as partes, verificar a necessidade ou não da marcação e ponto, jornada de trabalho etc.

Diferença do modelo presencial

No formato presencial, os funcionários precisam cumprir uma jornada de trabalho determinada dentro da organização, com hora para entrada e saída. Além disso, é necessário registrar o ponto e eventuais horas-extras.

Também, todos os integrantes do time precisam estar presentes de forma simultânea, cumprindo os horários prefixados, onde as atividades ocorrem na estrutura física da empresa.

Diferença no modelo home office

No home office, todos os funcionários atuam de forma remota, sem a necessidade de se dirigirem ao espaço físico da empresa para exercerem suas atividades laborais, além da possibilidade de cada um definir o melhor horário para desempenhar as funções, em observância ao que foi definido em acordo.

Por que é o preferido no pós-pandemia?

O modelo de trabalho híbrido não é totalmente novo e também não surgiu durante a pandemia. No entanto, foi amplamente implementado no período atual, tendo em vista que muitas empresas já permitiam esse formato flexível. Então, a crise somente criou espaço para que os negócios vissem o home office como uma boa oportunidade de alcançar melhores resultados.

Isso porque o formato possibilita uma maior preservação da saúde dos funcionários, respeito às recomendações dos órgãos de saúde, além de gerar uma série de benefícios, como aumento da motivação, produtividade, redução das chances de contágio pela COVID-19, entre outros que o torna cada vez mais interessante e uma boa opção para o futuro. Veja a seguir alguns dos seus benefícios.

Redução dos atrasos

A adoção do home office possibilita a minimização do tempo gasto no trânsito, no percurso entre a casa do colaborador e a empresa. Entre as principais preocupações dos empregadores nesse contexto está lidar com os atrasos frequentes do membro do time, o que leva várias companhias a implementarem horários alternativos.

Sendo assim, a empresa que busca um modelo mais flexível pode apostar no trabalho híbrido e, consequentemente, diminuir o tempo gasto com trajeto e possíveis atrasos.

Afinal, quando o colaborador trabalha em casa, não precisa lidar com imprevistos que façam com que ele chegue após o horário definido para iniciar suas atividades, como engarrafamentos, bem como passar por estresses que podem afetar seu humor e a sua produtividade.

Otimização das tarefas

O home office requer que as companhias revejam a maneira como seus processos são executados para adequá-los a um ambiente online. No trabalho híbrido é necessário integrar o offline e digital com o intuito de fazer com que as atividades sejam devidamente cumpridas, respeitando os prazos e mantendo um padrão de qualidade.

Isso é algo desafiador, mas quando a organização planeja essa reestruturação de forma eficiente, consegue aprimorar seus processos e fazer com que fiquem mais dinâmicos.

Dessa forma, ocorre um aumento de produtividade, já que contribui para que os colaboradores trabalhem melhor, além de minimizar possíveis desmotivações geradas por erros e retrabalhos. Afinal, eles se sentirão melhor em relação ao trabalho entregue e ao próprio crescimento profissional, o que promove a motivação e um ambiente organizacional mais agradável.

Descentralização hierárquica

A horizontalização da hierarquia se trata de uma mudança que modifica a atuação da liderança e assegura uma maior autonomia aos colaboradores.

Sendo assim, é um ponto que vai de encontro com o intuito da descentralização, que estabelece uma autoridade mais dispersa, na qual profissionais de níveis hierárquicos mais baixos também podem tomar decisões, limitado àquilo que faz parte de seu rol de responsabilidades e competências.

Com a equipe atuando de forma remota, é preciso que cada um tenha mais autonomia para executar suas atividades, o que favorece o trabalho em conjunto, cultura colaborativa, gera melhoria do fluxo dos processos e outras vantagens.

Também é preciso salientar que colaboradores que realizam suas funções com autonomia, com a anuência da companhia, podem se sentir mais confiantes em seus cargos e valorizados, o que pode levar ao aumento do grau de satisfação, comprometimento e vontade de se manter no quadro de funcionários da organização.

Melhora na gestão do tempo

A melhoria na gestão do tempo não é algo específico ao trabalho, mas ao ganho de bem-estar e qualidade de vida por parte do empregado da empresa. Isso porque quem passa menos tempo durante o deslocamento pode administrar melhor o tempo que tem para si.

Isso pode ser visto, inclusive, como um motivo pelos quais o formato de trabalho híbrido colabora para o fortalecimento da employer branding, tendo em vista que a valorização do capital humano é algo que favorece a atração e retenção de talentos, além de tornar a imagem que os profissionais e mercado têm da empresa mais positiva.

Por essa razão, prezar por critérios que ajudam na melhoria da satisfação, bem-estar e engajamento é uma estratégia importante para obter os benefícios que o trabalho híbrido pode proporcionar.

Minimização dos custos

Uma quantidade menor de colaboradores no dia a dia da empresa também ocasiona diminuição dos custos para o empregador, considerando que o modelo híbrido pode tanto definir dias em que ninguém está na estrutura física da organização quanto estipular um rodízio ou dias em que todos devem estar presentes.

Independentemente de como for, no final das contas, vai existir uma economia considerável com internet, luz, vale-transporte e demais despesas. Dessa forma, por meio de uma análise mais ampla é possível dizer que a empresa que adota a jornada híbrida para a ter mais dinheiro em caixa, que pode ser investido em melhorias e expansão do negócio.

Além disso, as aplicações feitas podem considerar a introdução de custos e treinamentos para o desenvolvimento dos colaboradores, o que poderia gerar vantagens para ambos os lados.

Quais são os principais desafios do trabalho híbrido?

A implementação do trabalho híbrido pode gerar uma série de benefícios. Mas, para usufruí-los, é necessário superar os principais desafios que podem surgir no meio do processo. Confira quais são eles!

Cultura Interna

Não é fácil manter uma cultura interna coesa quando a equipe não está trabalhando em conjunto, no mesmo ambiente. Também é preciso evitar a formação de grupos que podem separar os colaboradores que estão atuando na empresa daqueles que estão no modelo home office. Sendo assim, é fundamental analisar e estipular estratégias com base em cada caso.

Segurança da informação

É preciso estabelecer uma política de segurança da informação na rotina da empresa. Essa medida vai possibilitar a elaboração de regras para cada funcionário. Assim, fica bem claro o que é permitido e o que é proibido em todos os ambientes.

Por exemplo, é possível evitar problemas que gerem o vazamento de dados sigilosos da organização, prejudicando a sua imagem e processos. Então, é indispensável manter os cuidados relacionados à cibersegurança.

Comunicação entre a equipe

Existem diferenças relevantes quando existem colaboradores que estão atuando de forma remota e outras nas dependências da empresa. Dessa forma, é preciso implementar ações para criar uma padronização nas maneiras de realizar as interações internas, com foco a evitar que a experiência de algum integrante do time seja prejudicada.

Isso vale, por exemplo, nos casos das reuniões, em que é necessário estipular que todos estão presentes ou, então, planejar um evento totalmente online.

Como será o futuro?

Devido aos seus benefícios, grande parte dos funcionários esperam continuar trabalhando em home office por, no mínimo, alguns dias da semana, o que pode ser bastante vantajoso para as empresas caso essa decisão não tenha gerado queda de produtividade ou prejuízos para o negócio.

Entre os principais pontos de destaque está uma maior sensação de segurança em tempo difíceis, como o provocado pela pandemia, maior flexibilidade, qualidade de vida e bem-estar, ocasionando em mais motivação e vontade de permanecer nos quadros da empresa.

Além disso, os colaboradores, principalmente na mudança de gerações, estão cada vez mais buscando oportunidades de uma ter liberdade a respeito do local e horário de trabalho, bem como autonomia e controle para desempenhar suas funções — o que pode ser alcançado com o modelo híbrido.

Sendo assim, o que se espera do futuro é que mesmo após a pandemia, o desejo dos profissionais por um trabalho híbrido aumentará, e as empresas que não estiverem preparadas para essa adequação perderão grandes chances de melhores seus resultados. Então, cabe ao empregador abrir caminho e disponibilizar ferramentas, espaços e recursos para trabalhar junto à equipe em prol do desenvolvimento do negócio.

As empresas estão preparadas?

Devido a um contexto cultural, a preferência pelo trabalho preferencial ainda é maior que o home office em muitas empresas que viabilizam a implementação de um modelo de trabalho híbrido. No entanto, a inserção de um ambiente digital é algo promissor.

Isso porque, muitas companhias já estão amadurecendo a ideia de que misturar a possibilidade de atuação dos colaboradores em formato presencial e remoto pode ser bastante vantajoso e produtivo, e a necessidade de uma adequação rápida para manter as operações mesmo com as limitações geradas com a pandemia contribui muito para esse entendimento.

É claro que o formato híbrido requer algumas mudanças, mas com a colaboração da empresa, oferecendo as condições adequadas, e o comprometimento dos profissionais em se manterem ativos e responsáveis por entregar bons resultados, alcançar os objetivos e metas, essa estratégia tem tudo para dar certo.

Muitas empresas já se encontravam em período de transição para o novo modelo, e o tempo de crise só colaborou para que um processo de planejamento a longo prazo, ocorresse a curto prazo. Outras ainda não pensavam na ideia, mas precisam se adaptar para não ficar atrás do concorrente e permanecer no mercado.

No entanto, apesar de todos os desafios, poder contar com o avanço da tecnologia como parceira que, com suas inovações e tendências, foi capaz de oferecer vários recursos para simplificar essa adequação, foi crucial para o alcance de resultados satisfatórios, mesmo para as companhias que ainda estavam distantes dessa realidade.

Como se adaptar quanto antes?

O início de adaptação ao trabalho híbrido não é tão simples. Mas, com as variações do mercado e novas formas de atuação, é necessário se reestruturar quanto antes. Veja os cuidados a serem tomados nesse momento.

Crie as estratégias

É preciso reforçar que o formato híbrido não se trata apenas da integração entre dois modelos de trabalho. É algo único e, por esse motivo, essencial para criar estratégias próprias. Entre as questões que devem ser discutidas estão:

• quais são os melhores dias da semana para as atividades presenciais;
• quem deverá estar presente, caso tenha alternâncias;
• se haverá esquema de revezamento ou se todos terão as mesmas jornadas;
• como serão constituídas as equipes de cada escala;
• entre outros pontos que devem ser observados para criar um plano eficaz e que traga mais resultados que problemas.

Alinhe os funcionários

É preciso deixar claro a estrutura e organização da rotina de trabalho para evitar problemas no futuro. Sendo assim, é preciso criar um bom diálogo e manter uma gestão de colaboradores eficiente, com o acompanhamento dos resultados e performance de cada um.

Disponibilize as ferramentas necessárias

É necessário ter em mente que nem todos os colaboradores possuem as ferramentas básicas para a realização do trabalho home office, então, conversar com cada um para identificar o que eles precisam e, dessa forma, oferecer todo suporte que for preciso.

Esteja preparado para oferecer ajuda emocional

O começo do trabalho híbrido pode causar incertezas e inseguranças para a equipe, inclusive em relação ao seu próprio desempenho. Então, procure conversar e explicar os benefícios da mudança para evitar desgastes mentais desnecessários.

Afinal, as mudanças no trabalho trazem certos desafios, por isso, é normal existirem erro e acertos. No entanto, a adaptação, o aprendizado e a experiência são fundamentais para o desenvolvimento de todos da organização.

Como a tecnologia pode auxiliar nesse processo?

A tecnologia, sem dúvidas, é uma das principais aliada na implementação do trabalho híbrido. Como já foi dito, parte desse formato acontece de maneira presencial, na qual os colaboradores realizam as suas atividades dentro da empresa, enquanto outra parte acontece de forma online, sendo preciso contar com um ambiente digital para o cumprimento das funções.

Essa mudança promove uma reorganização do tempo, espaço e cultura da empresa, bem como o alinhamento os objetivos com a complementação dos dois formatos. Dessa forma, para o seu melhor aproveitamento, é preciso traçar um plano estratégico de infraestrutura, estabelecer a maneira como o trabalho será monitorado, desenvolver uma escala de trabalho, métodos de avaliação e oferecimento de feedbacks e demais questões, já que se trata de um sistema integrado.

Com tudo isso a ser feito, é fundamental avaliar se existe a tecnologia adequada para viabilizar toda essa troca de informação, por meio de boas plataformas, equipamentos e dispositivos de segurança ajustados aos propósitos do trabalho híbrido e resultados que se esperam dele. Por esse motivo, é preciso fortalecer a cultura de atendimento rápido e a comunicação entre os integrantes do time para manter a qualidade da prestação de serviços.

Quando falamos em automatizar os processos, o que se espera é gerar mais eficiência, reduzir custos e otimizar o tempo gasto, por meio da integração de sistemas, uso de ferramentas tecnológicas e aplicativos digitais capazes de simplificar a inserção da jornada híbrida na companhia.

Entre os recursos que podem ser aplicados podemos apontar o controle de ponto online, que gera uma tranquilidade a respeito do cumprimento da jornada de trabalho enquanto os colaboradores estão home office.

Além disso, a ferramenta também auxilia os profissionais, tendo em vista que, assim como se estivessem de forma presencial nas dependências da empresa, pode ter sido objeto de acordo a definição de um horário de início e término do trabalho. Outra funcionalidade encontrada é a possibilidade de organizar as escalas.

Podemos apontar demais mecanismos capazes de oferecer todo o apoio necessário durante essa transição, por exemplo:

• plataforma para o planejamento de atividades e cumprimento de objetivos e metas;
• dispositivos móveis, como os notebooks;
• aplicativos de videoconferências para reuniões;
• programas para envio de documentos;
• computação em nuvem e demais.

Quais soluções adotar?

É essencial que esse novo formato de trabalho seja inserido de maneira planejada, dinâmica e organizada, sempre considerando as necessidades específicas da empresa.

Se a marca precisou migrar para o trabalho híbrido de forma repentina devido à pandemia, é provável que tenha encontrado alguns obstáculos para realizar essa transição.

A boa notícia é que, apesar de o cenário ainda não ser dos melhores, quanto antes a companhia tiver um planejamento, melhores serão os resultados. Outra questão significativa é que existem vários recursos que podem ser usados para adotar esse formato com sucesso. Entenda a seguir quais são eles e como usá-los da forma mais estratégica possível.

Equipamentos e conectividade

É importante que a companhia disponibilize a infraestrutura apropriada para que os colaboradores possam realizar os seus trabalhos, tanto dentro quanto fora de suas dependências físicas. Uma conectividade efetiva pode ser o diferencial para uma realização satisfatória das atividades e reuniões de maneira remota.

Em relação aos equipamentos, o mais adequado é oferecer dispositivos móveis, como notebooks, para que os profissionais possam usá-los em diferentes ambientes.

Ferramentas de trabalho e de colaboração

Fazer com que os integrantes do time fiquem conectados e acompanhem o fluxo assegura que o trabalho híbrido funcione da forma esperada. Mecanismos digitalizados e com base em nuvem contribuem nesse sentido. Assim, fica mais fácil monitorar de longe o que está sendo feito, promover uma comunicação virtual eficaz, programar reuniões, entre outras demandas.

Segurança da informação

As informações trocadas no ambiente digital são bastante valiosas. Por isso, é indispensável contar com uma estratégia de proteção. Além da instalação de um bom antivírus, o ideal é implementar soluções como um Wi-Fi seguro e redes virtuais privadas (VPN). A finalidade disso é manter a cibersegurança mesmo quando os colaboradores estiverem exercendo suas tarefas remotamente.

Compartilhamento na nuvem

Considerando a necessidade de um grande acesso a sistemas e dados da empresa, as soluções em nuvem são ótimas opções. Com a ajuda dessa tecnologia é possível adquirir informações, armazená-las e compartilhá-las de qualquer lugar, de forma segura, prática e rápida.

Plataformas de microlearning

O microlearning pode ser usado para a publicação e encontro de informações de maneira ágil, substituindo os grupos de mensagens informais, além de tornar mais simples o esclarecimento de dúvidas de trabalho no momento que elas surgirem.

Plataformas de treinamento e desenvolvimento

O processo de treinamento e desenvolvimento dos funcionários é essencial para uma empresa, visto que ele colabora no alcance de novas habilidades e competências que vão aumentar a produtividade no ambiente de trabalho. Dessa forma, plataformas de ensino híbrido em treinamento corporativo também podem ser usadas para colaborar nesse sentido, trazendo mais mobilidade para o processo de aprendizagem.

Isso porque fica mais fácil reunir todos os funcionários nesse formato em que ocorre a alternância entre o ambiente de trabalho para a realização de cursos e treinamentos para desenvolvimento da equipe. Além de aproveitar o ambiente online para capacitação , é possível extrair relatórios com dados precisos para acompanhar a performance de cada um e criar feedbacks construtivos, que vão proporcionar uma maior integração ao novo sistema e melhores resultados na gestão de pessoas.

Como você pode perceber, o trabalho híbrido é uma tendência que tem tudo para crescer, com ótimas expectativas para o futuro, tendo em vista a sua capacidade de proporcionar melhor qualidade de vida para os colaboradores, sem afetar os resultados do negócio.

Contudo, assim como todas as mudanças, essa também tem seus desafios, como a implementação de ferramentas adequadas para oferecer boas condições de trabalho, controle das atividades como forma de manter a equipe motivada e produtiva, fazendo com que a tecnologia seja indispensável nesse processo.

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