8 melhores práticas para otimizar a comunicação interna da empresa

A transmissão e o compartilhamento de informações dentro de uma empresa são fundamentais para inserir os colaboradores na cultura organizacional e guiá-los na busca dos objetivos do negócio. Entretanto, a comunicação interna nem sempre é simples de gerir. 

Pensando nisso, vamos contar 8 práticas para otimizá-la e muito mais, neste artigo. Confira!

Qual é o papel da comunicação interna no ambiente empresarial?

Ao se tratar de comunicação interna, o primeiro aspecto que vem à mente é o alinhamento sobre o que, por que e como fazer as atividades cotidianas. De fato, o diálogo entre a alta gestão e a base operacional são fundamentais para o progresso da empresa.

Entretanto, elementos mais amplos — como a cultura organizacional, estratégia, valores e propósitos — também dependem desse processo para serem transmitidos. Afinal, a circulação dessas informações afeta diretamente a qualidade do desempenho profissional e as relações interpessoais no ambiente de trabalho. 

Por que é fundamental que ela seja executada da forma mais assertiva e eficiente possível?

Uma comunicação interna ineficiente nem sempre implica a falta de circulação de informações, mas apenas pode significar que os dados não estão corretos ou vêm de uma fonte que não é a empresa. Os impactos disso são a piora do clima organizacional, a disseminação da insegurança entre os membros da equipe e o aumento da competitividade.

Por outro lado, quando a mensagem correta chega, há benefícios para os colaboradores e para o negócio, como:

• maior alinhamento entre os envolvidos e com os objetivos;
• ampliação da motivação e do engajamento dos funcionários, criando um sentimento de pertencimento;
• melhora da produtividade;
• redução da rotatividade, do absenteísmo e dos problemas de saúde cuja origem é laboral;
• fortalecimentos da troca de conhecimento e dos relacionamentos interpessoais;
• aumento da receptividade a mudanças;
• resolutividade ou minimização dos efeitos de uma crise;
• aproveitamento de oportunidades;
• eliminação de ruídos, distorções, equívocos, fofocas, rumores e boatos que geram erros ou perdas;
• desenvolvimento de uma base de sustentação e confiança para a atuação dos profissionais.

Como melhorar a comunicação interna na empresa?

Dada a sua importância, melhorar a comunicação interna deve ser uma constante. Para tanto, veja as 8 melhores práticas que separamos para você!

1. Entenda quem são os seus colaboradores

Para começar a estabelecer uma comunicação de qualidade, é preciso entender com quem você fala. Nesse caso, conhecer os colaboradores — perfis e objetivos — servirá como guia para nortear a linguagem e os canais utilizados. Assim, todo o processo será específico e otimizado.

2. Aja de forma estratégica

A comunicação empresarial precisa considerar tanto elementos técnicos quanto emocionais para que seja bem direcionada. Assim, agir de maneira estratégica envolve desenvolver um relacionamento interpessoal e valorizar os funcionários sem deixar de focar nos resultados da organização. 

3. Incentive o feedback

O feedback é uma poderosa ferramenta para a equipe saber o que se espera dela e para conhecer o que os funcionários pensam ou sentem. Por meio dele, é possível perceber problemas e compreender suas causas. Dessa forma, as melhorias necessárias podem ser implementadas.

4. Escute o que os funcionários têm a dizer

Ouvir é o maior desafio na comunicação, uma vez que a maioria das pessoas só a correlaciona com o falar. Nesse caso, não se trata apenas das conversas individuais e informais. Pesquisas e outras ferramentas de acompanhamento também são um meio de escutar o que a equipe tem a dizer.

5. Adote uma cultura de confiança

Quando um colaborador não se sente seguro para pedir ajuda, tirar dúvidas, apontar falhas ou assumir seus erros instaura-se um ambiente de irresponsabilidade e medo de represálias. Mais do que isso, os funcionários evitam tarefas. Outro efeito é que sugestões de inovações deixam de surgir. 

Ou seja, a comunicação interna precisa ser estruturada para que o time tenha a confiança de se expor e divulgar suas ideias. Isso somente é viável com o desenvolvimento de uma cultura organizacional positiva.

6. Proporcione momentos de troca

O isolamento dos setores e a falta de tempo para trocar ideias impede o aprendizado organizacional. As inovações que poderiam partir de quem não está imerso em uma área ou processo acabam não surgindo. 

Mesmo em empresas com profissionais de alto desempenho é importante promover, de forma institucional, espaços e momentos para conversar. Desde propor debates sobre soluções até situações informais para tratar de temas comportamentais têm a agregar.

7. Seja transparente com os colaboradores

Se a comunicação interna deve ser clara, correta e precisa, a transparência é parte intrínseca dessas características. O bom relacionamento entre os envolvidos e com a organização depende disso.

Ser honesto, mesmo informando situações negativas, permite que todos possam se envolver em sua resolução. Assim, haverá espaço para evitar maiores problemas, pois todos sentirão que podem confiar na empresa.

8. Defina métricas de sucesso

Apesar de perceptível, a evolução dos processos de comunicação não é facilmente mensurável. Isso demanda o uso de indicadores e métricas para saber quais ações contribuíram para os resultados e os impactos de cada uma delas. Algumas exemplos são:

• taxa de rotatividade;
• taxa de retenção;
• absenteísmo;
• engajamento;
• ROI;
• ENPS ou Employee Net Promoter Score.

Como é possível monitorar os resultados da comunicação interna?

Como visto, a mensuração dos resultados das ações para otimizar a comunicação interna é fundamental para acompanhar a evolução dessas melhorias, estabelecer quais práticas deram certo ou não e as mais indicadas diante dos objetivos empresariais.

Monitorar isso depende do levantamento de dados. Para tanto, ferramentas de gestão podem auxiliar nas métricas qualitativas. Porém, indicadores de satisfação devem ser analisados por meio de pesquisas quantitativas.

Independentemente do que se deseja verificar, investir em tecnologia vai ajudar. O Genie — que é um sistema intuitivo e fácil de usar, no qual a empresa e os colaboradores podem publicar e encontrar conteúdos curtos e úteis para resolver problemas do dia a dia, além de adquirir novos conhecimentos e habilidades— é um exemplo disso. Em relação à comunicação interna, ele se destaca por:

• disponibilizar relatórios e dashboards abrangentes de acompanhamento;
• permitir a abertura de enquetes para realizar pesquisas e levantamentos;
• recomendar conteúdos relevantes para cada funcionário usando inteligência artificial;
• incentivar o engajamento dos colaboradores por meio da gamificação.

A comunicação interna influencia as relações, na execução das atividades e nos resultados da empresa. Buscar melhorar esse processo é investir na otimização de todos na companhia. Para isso, conte com a ajuda da tecnologia e use nossas 8 dicas como guia.

Se este conteúdo foi útil para você, não deixe de curtir nossa página no Facebook!