O trabalho remoto está construindo e derrubando entendimentos sobre a gestão de pessoas. A comunicação está no centro disso. Há ainda quem tenha dificuldade ou resista a modelos mais práticos. Contudo, as empresas estão revendo os papéis de síncrono e assíncrono para extraírem o máximo proveito de cada um.

Confira a seguir como trabalhar essas opções da melhor forma e muito mais!

Qual é a diferença entre síncrono e assíncrono?

Síncrono e assíncrono são modelos de comunicação opostos e, ao mesmo tempo, complementares. Isso porque respondem a demandas diferentes — resolutividade e produtividade — dentro dos objetivos organizacionais. Conheça melhor cada um!

Síncrono

A comunicação síncrona é o modelo em que se pode ouvir e responder imediatamente, trocando ideias em tempo real e de maneira direta. Assim, é ideal para resolver assuntos urgentes, nos quais os tomadores de decisões precisam encontrar uma solução o mais rápido possível.

Assíncrono

Por sua vez, a comunicação assíncrona não envolve responder na hora. O retorno ocorre depois da emissão da mensagem, de forma que os envolvidos podem encaixar as interações entre outras atividades, estabelecendo prioridades. Como a disponibilidade é controlada, diminuindo as interrupções, o seu uso melhora a produtividade.

Como cada modelo de comunicação funciona?

O principal exemplo de comunicação síncrona são as conversas presenciais. Entretanto, contatos por telefone, chats ao vivo e videoconferências também se encaixam nessa proposta.

Uma reunião em que todos conversam simultânea e instantaneamente pode ser viabilizada por esses meios. Além das tecnologias, colocá-la em prática exige a disponibilidade dos envolvidos no mesmo momento.

Já o modelo assíncrono depende da implementação de ferramentas como aplicativos de mensagens, e-mails, chats de texto, SMS etc. Todas as interações nas quais o destinatário recebe e responde quando pode estão nessa classificação.

Como trabalhar esses modelos na empresa?

Independentemente de ser síncrono ou assíncrono, o modo como a comunicação é trabalhada tende a ser otimizado com a adoção de alguns cuidados. Descubra quais são!

Vá direto ao ponto

Ir direto ao ponto não significa excluir o contexto da conversa, e sim deixar claro o objetivo do diálogo desde o início. Essa é uma maneira de captar a atenção do receptor no modelo síncrono, permitindo resolver rapidamente a questão levantada sem desvios.

Ainda, serve para adiantar o assunto durante a comunicação assíncrona, evitando perdas de tempo com um ir e vir de mensagens de cumprimentos ou parciais que dependem de outras para serem compreendidas.

Foque o que é importante

Pense em um e-mail que contém tantas informações relativas que o seu objetivo não fica claro. Ou em uma reunião em que são passados inúmeros dados irrelevantes, deixando os participantes perdidos. São situações que desviam do propósito.

Para qualquer tipo de comunicação, deve-se manter foco e oferecer um contexto organizado, eliminando o que não tem efeitos significativos para o que se quer dizer. Essa prática garante tanto a compreensão como o acompanhamento do receptor.

Pense nos detalhes

Um erro comum na comunicação é deixar pontos subentendidos ou contar com a dedução do receptor. Isso causa ruídos desnecessários, além de abrir a possibilidade de mal-entendidos, que geram impactos na execução das atividades empresariais.

Quando não há clareza, o interlocutor completa as lacunas com as próprias concepções, afastando-se do objetivo. Apesar de ser importante não se perder em grande volume de detalhes, também não se deve excluir informações que possam mudar a percepção da pessoa com quem se está falando.

Utilize os canais certos

No marketing, é comum o mapeamento de canais, estabelecendo os meios ideais de contato já na definição do perfil de público-alvo. Isso porque eles influenciam a capacidade de divulgar uma informação.

E não é só para vender que essa análise é importante. Tanto para atrair talentos como no âmbito interno da comunicação, isso também é relevante. Disponibilizar diferentes vias facilita o diálogo, possibilitando o uso da melhor opção diante de cada demanda.

Integre os canais

Como visto, a tecnologia é fundamental para a disponibilização de canais em ambos os modelos de comunicação — síncrono e assíncrono. Diante do seu desenvolvimento, a utilização de sistemas que centralizam esses diferentes meios aumenta o impacto positivo dessas soluções.

O omnichannel resolve dificuldades comuns em vias separadas. Um exemplo é quando o Cliente tenta resolver um problema, mas a cada novo contato tem que explicar novamente o que busca, repetindo o que disse. Assim, garante a alternância entre elas sem que se perca a continuidade.

Afinal, qual forma de comunicação é a mais vantajosa?

A dúvida entre síncrono e assíncrono ainda gera debates. Muitas pessoas preferem o primeiro, quer seja por costume, quer seja por acreditarem que desse modo o entendimento é mais fácil e ágil.

Esses são alguns mitos que desfavorecem a segunda opção e impedem as empresas de usufruírem de seus benefícios. A realidade é que as dificuldades com o assíncrono podem ser facilmente resolvidas com as dicas que mencionamos.

Mais que isso, não é necessário eliminar um modelo para usar o outro. Dependendo da demanda e do objetivo, um ou outro é melhor. Entretanto, a troca imediata de informações nem sempre é indispensável.

A verdade é que as interrupções constantes alternando tarefas com conversas, ao contrário do que muitas pessoas pensam, não são positivas. Afinal, o retorno à atividade requer que o colaborador retome o foco perdido e reveja o que fez anteriormente. Como consequência, há menos resultados e mais desperdício do horário de trabalho.

Dessa forma, quando não há urgência, o assíncrono é uma boa opção. Ele ajuda a otimizar a produtividade, uma vez que o profissional não interrompe o que está fazendo para responder uma mensagem.

Ao priorizar essa comunicação no ambiente de trabalho, reservando o síncrono apenas para urgências, o negócio usufrui de vantagens como:

• melhoria do uso do tempo pelo colaborador;
• maior efetividade das operações realizadas;
• menos estresse;
• foco no que é relevante e gera valor;
• mais assertividade e qualidade das informações trocadas.

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