Dicas que irão fazê-lo ganhar tempo e garantir qualidade de suas reuniões
Quem nunca ouviu a ideia de que fazer reunião é a melhor forma para matar tempo? Quando em excesso, para discutir todo tipo de assunto e sem objetivos claros, as reuniões realmente podem atrapalhar o andamento do trabalho e parecerem sem fundamento.
No entanto, reuniões são necessárias para o acompanhamento de atividades e processos realizados em uma empresa. O que faz das reuniões produtivas ou não são ações simples. Selecionamos algumas dicas para ajudá-lo a manter a objetividade durante esses encontros. Tome nota e pratique!
Tenha uma agenda – essa pode parecer uma ação óbvia, mas nem todas as pessoas definem por exemplo, o que será discutido no encontro. Além de horário, local e participantes, é importante determinar previamente o motivo da convocação e possíveis desdobramentos para que todos os participantes estejam preparados.
Não aceite atrasos – imprevistos acontecem, mas procure iniciar e finalizar as reuniões exatamente no horário marcado. Isso demonstrará aos participantes o respeito que você tem pelo tempo de cada um e pela produtividade da empresa. Se você foi convocado, procure ter bem definido aquilo que irá acrescentar aos temas já propostos e seja o mais objetivo possível em suas considerações para que todos os outros colegas também possam participar.
Reduza o tempo – faça um teste e corte pela metade o tempo de suas reuniões. Em vez de meia hora, tente fazer em 15 minutos. Você vai perceber que os participantes serão mais diretos e, com mais agilidade, conseguirão tratar de todos os assuntos listados para o encontro.
Evite reuniões semanais de atualização – os assuntos do dia a dia, mais corriqueiros, podem ser comunicados por e-mail.
Conclusões e documentação – ao final da reunião, é importante fazer uma breve retrospectiva do que foi discutido e apontar as próximas ações a serem cumpridas, para que tudo fique claro aos participantes. Se possível, envie esse “resumão” (que passa longe daquela estrutura de ata de condomínio, cheia de informações que acabamos por ignorar) por e-mail a todos os que estavam presentes.
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