Relatórios, reuniões, novos projetos, quando as tarefas se acumulam tornando-se cobranças urgentes, elas não deixam espaço para nada além da pressão. Dessa forma, o que poderia ser feito com qualidade e criatividade, dá lado a um processo mecânico bastante suscetível a falhas. Se esse é o seu caso e a rotina anda mais que atribulada, confira algumas dicas de como administrar as cobranças de maneira saudável e eficaz. 

Será que é realmente urgente? Essa é a pergunta que deve conduzir sua seleção de tarefas. E-mails, reuniões, telefonemas e tudo o que não estiver planejado pode acabar atrapalhando sua rotina de trabalho e impactar em outras atividades importantes a serem realizadas. Dessa forma, estipule horários para checar as mensagens, reavalie as atividades já programadas e as novas demandas, defina o que de fato precisa ser entregue o mais rápido possível e o que pode aguardar, desde que seja concluído no prazo.

Busque negociar e, se preciso, renegociar deadlines e deixe seu gestor ciente de todas as suas atividades e pendências. Dessa forma, ele poderá definir com você o que merece mais atenção ou até dividir as tarefas entre mais integrantes da equipe. Quem acumula atividades, no geral, tem dificuldades para dizer não. Mas, em alguns momentos, isso também é necessário. Respeite seus limites, seja atencioso e esclareça a recusa de forma contundente, justificando a falta de tempo por conta das outras demandas. Dessa forma, será mais fácil para o solicitante entender sua situação. Também haverá momentos em que você poderá atender parte da demanda, assim, diga que terá prazer em contribuir de alguma forma.

Planeje sua agenda, de preferência, no dia anterior. Verifique quais atividades serão obrigatórias, as que devem ficar para o dia seguinte, o que exige mais ou menos tempo e, ainda, estipule algumas janelas (duas ou três de 20 a 30 minutos) para poder aproveitar esse tempo no caso de imprevistos.

Reflita a respeito da urgência depois de entregá-la. Entenda se você poderia ter feito algo para preveni-la, para renegociar o prazo, compartilhar responsabilidades ou, até mesmo, se seria possível delegar a atividade.

Ter senso de urgência pode ser algo positivo desde que você utilize seu comprometimento para cumprir os prazos e que trabalhe com entusiasmo para conquistar bons resultados. Mas é preciso equilíbrio para não ultrapassar a barreira da produtividade e fazer do seu trabalho uma fonte de estresse.